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4.7 Information der Eltern

Sobald feststeht, wer am Austausch teilnimmt, werden die Eltern angeschrieben, um ihnen wichtige Informationen zu geben. Vor allem sollten Umfang und Termin der anstehenden Zahlungen sowie ein Datum für den notwendigen Elternabend genannt werden. Dieser Abend sollte einige Wochen vor der geplanten Fahrt stattfinden. Liegen Fahrt und Gegenbesuch zeitlich weit auseinander, sind möglicherweise zwei Abende notwendig.

Der Elternabend dient der Information über den geplanten Ablauf des Austauschprogramms, der Regelung organisatorischer Dinge und der Beantwortung von Fragen. Wenn über den Zielort und die Partnerschule ein Videofilm oder Dias bzw. Fotos gezeigt werden können, belebt dies die Darstellung. Besonders wichtig ist ein Gespräch darüber, wie die Eltern beim Gegenbesuch mit den Gastkindern umgehen sollen, welche Konflikte dabei entstehen können und wie diese zu lösen sind. Unterschiede in Essgewohnheiten sollten besprochen werden. Den Eltern muss deutlich gemacht werden, dass Heimweh, große Zurückhaltung des Gastes beim Essen oder weitgehendes Verstummen wegen der Sprachprobleme keine ungewöhnlichen Ereignisse sind und nicht bedeuten, dass die Eltern als Gastgeber versagt haben. Andererseits sollen die Gäste nicht als VIPs behandelt werden, sondern ähnliche Rechte und Pflichten haben wie die eigenen Kinder. Wichtig ist auch der Hinweis, dass außerhalb des offiziellen Programms die Eltern die erzieherische Verantwortung für die ausländischen Jugendlichen haben. Für manche Eltern ist eine Checkliste für das Kofferpacken hilfreich.

Der Abend sollte genutzt werden, um von den Eltern die vor Schulfahrten üblichen Erklärungen unterschreiben zu lassen, mit denen sich die Lehrerinnen und Lehrer für verschiedene Problemsituationen rechtlich absichern müssen.

Die Leiter der Fahrt sollten darauf dringen, dass die zu entrichtenden Gelder eingegangen sind, bevor die ersten Rechnungen z.B. für Fähr- oder Bahntickets zu begleichen sind. Da erfahrungsgemäß einige Zahler immer säumig sind und der Überweisungsweg oft eine Woche in Anspruch nimmt, sollte in der Regel ein Tag etwa 2 Wochen vor der Fahrt als letzter Einzahlungstermin festgesetzt werden.