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3. Das Anmelde- und Auswahlverfahren

3.1 Anmeldung

In diesem Abschnitt wird ein Verfahren zur Auswahl der Austauschteilnehmer dargestellt, das an der Gustav-Heinemann-Schule Mülheim entwickelt worden ist und das auch anderen Schulen empfohlen werden kann. Ziel des Verfahrens ist es, die Schülerinnen und Schüler nach den oben genannten Kriterien frühzeitig auszuwählen.

Die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer Internationalen Begegnung nimmt insgesamt etwa eineinviertel Jahr in Anspruch. Entscheidend für den Beginn der Organisationsarbeit ist der geplante Zeitpunkt der Fahrt. Grob lässt sich der Ablauf folgendermaßen einteilen:

Hat eine Schule eine jährliche Projektwoche, so können die Fahrten in diese Zeit gelegt werden, um die Belastung des Schulbetriebs gering zu halten.

Möglichst frühzeitig, im Idealfall etwa ein Jahr vorher, sollte mit den Partnerschulen geklärt werden, ob der Austausch durchgeführt werden kann; dabei sind zunächst meist nur allgemeine Absprachen über Zeiten und ungefähre Teilnehmerzahlen möglich.

Die Klassenlehrerinnen und -lehrer der betroffenen Jahrgänge sollten vom Leiter der Fahrt oder vom Vorsitzenden der zuständigen Fachkonferenz (sofern die Sprache des Partnerlands unterrichtet wird) in einer Dienstbesprechung oder Konferenz möglichst am Schuljahresanfang auf die anstehenden Internationalen Begegnungen aufmerksam gemacht. Sie werden auf die Kriterien für eine Teilnahme hingewiesen und an ihre Beratungsfunktion erinnert, d.h. sie sollen mit den Schülerinnen und Schülern ihrer Klassen das Thema Austausch anschneiden, Interesse an den Begegnungen wecken und einzelne Schülerinnen und Schüler gezielt beraten, also zum Mitfahren ermuntern bzw. in Einzelfällen auch abraten.

Die zuständige Fachkonferenz muss gleichzeitig vorab klären, wer die anstehenden Begegnungen durchführen will und soll. Soweit möglich, sollten dies Kolleginnen und Kollegen sein, die in den entsprechenden Jahrgängen unterrichten, die Teilnehmer also zumindest teilweise kennen. Es hat sich aber auch bewährt, Klassenlehrerinnen und Klassenlehrer anzusprechen, auch wenn sie nicht die Sprache des Partnerlands unterrichten; die Mitarbeit einer Fremdsprachenlehrerin bzw. eines Fremdsprachenlehrers im Team ist durchaus hinreichend. Erfahrungen mit Austauschprogrammen und Kenntnis der Partnerschule und des Zielorts sind hilfreich, aber nicht notwendig.

Wenn an einer Schule mehrere Begegnungen parallel stattfinden, ist es sinnvoll, die Anfragen bei den Partnerschulen und das Anmeldeverfahren bis zur Aufteilung der Teilnehmer auf die einzelnen Programme von einem Koordinator zentral durchführen zu lassen und die Arbeit der einzelnen Fahrtleiterin bzw. des Leiters auf die Schritte zu beschränken, die diese Fahrt allein betreffen. Das bedeutet auch, dass dann eine endgültige Entscheidung darüber, wer welchen Austausch durchführt, erst etwa ein halbes Jahr vor der Fahrt gefällt werden muss.

Nachdem die grundsätzlichen Fragen mit den Partnerschulen geklärt sind und zumindest vorläufig feststeht, welche Fahrten durchgeführt werden sollen, kann ein erstes Informationsschreiben an die Eltern und Schülerinnen bzw. Schüler der beteiligten Jahrgänge verteilt werden. Es enthält allgemeine Hinweise auf die geplanten Austauschprogramme, die Zeiten, Kosten, Bedingungen für die Teilnehmer, das Auswahlverfahren und die eigentliche Anmeldung. Ziel ist es, mit diesem Brief das Interesse der Schülerinnen und Schüler zu wecken und ihnen die Möglichkeiten zu geben, die Frage einer Teilnahme am Austausch mit Eltern, Klassen- und Fachlehrerinnen und -lehrern und natürlich ihrem Freundeskreis zu besprechen.

Es ist aber auch möglich, dieses Schreiben gleich mit der verbindlichen Anmeldung zu kombinieren. Diese ist spätestens dann sinnvoll, wenn die Absprachen mit den Partnerschulen eine gewisse Verbindlichkeit bezüglich der Fahrttermine und Teilnehmerzahlen gewonnen haben und eine inhaltliche Vorbereitung der Teilnehmer bald beginnen muss. Wenn auf das erste Schreiben verzichtet wurde, müssen hier die allgemeinen Informationen aufgenommen werden. Da für die Fahrt Verträge mit Beförderungsunternehmen abzuschließen sind und ein Rücktritt vom Austausch finanzielle Folgen haben kann (Stornierungsgebühren), sollten in dem Brief bzw. auf dem zurückzugebenden Abschnitt noch einmal ausdrücklich die Bedingungen der Teilnahme genannt und eine Stornierungsklausel eingefügt werden. Wenn mehrere Austauschprogramme angeboten werden und eine Wahlmöglichkeit besteht, können hier auch Erst- und Zweitwunsch markiert werden. Für Verteilung und Rückgabe der Anmeldung (am besten über die Klassenlehrerinnen und -lehrer) sind je nach Größe der Schule zwei bis drei Schulwochen anzusetzen.

Etwa gleichzeitig können die Klassenlehrerinnen und -lehrer sowie gegebenfalls die Lehrerinnen und -lehrer der Sprache des Ziellands noch einmal angeschrieben oder angesprochen werden, um sie an die Werbung und Beratung zum Austausch zu erinnern. Engagement einer Kollegin oder eines Kollegen in einem Kurs für die Internationalen Begegnungen beeinflusst die Zahl der Interessierten ganz erheblich. Ideal wäre es, wenn für den Fremdsprachenunterricht Material bereitstünde, mit dem gezielt über die Fahrten informiert und für sie geworben werden kann. Dafür eignen sich zum Beispiel Produkte früherer Austauschprogramme wie Videofilme, Ton-Dia-Shows oder Fotoausstellungen. Die vielfältigen Fragen der Schülerinnen und Schüler zum Austausch müssen ernstgenommen und beantwortet werden. Hierfür ist auch einmal eine Unterrichtsstunde aufzuwenden.