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4. Organisatorische Vorbereitung

4.1 Genehmigung

Um möglichst bald Verträge mit Beförderungsunternehmen (insbesondere Busunternehmen und Fähren) abschließen zu können, sollten die erforderlichen Dienstreiseanträge gestellt werden, sobald Zeitpunkt und Teilnehmer feststehen. Nachträgliche kleine Änderungen beim Programm oder der Schülerzahl können in Kauf genommen werden. Der Kostenvoranschlag wird naturgemäß noch etwas grob ausfallen; man kann sich an den Kosten früherer Begegnungsfahrten zuzüglich Inflationsrate orientieren oder bei den Beförderungsunternehmen eine vorläufige Kalkulation einholen. Beiblätter zum Antragsformular sollten (je nach den Bedürfnissen der genehmigenden Instanz) enthalten: