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3.2. Auswahl

Nach Rücklauf der Anmeldungen beginnt das Auswahlverfahren. Ein geregeltes Verfahren ist wichtig, um eine Gleichbehandlung aller Interessenten sicherzustellen und eventuellen Beschwerden unzufriedener Eltern, Schülerinnen und Schüler entgegentreten zu können. Von daher behält auch die Schulleitung oder ihre Vertretung in Zweifelsfällen die letzte Entscheidung.

Wichtigster Teil des Auswahlverfahrens ist die Feststellung, ob die Angemeldeten den Kriterien für eine Teilnahme genügen oder nicht. Hierzu werden sowohl die jeweiligen Klassenleiterinnen und -leiter wie auch die zuständigen Fremdsprachenlehrerinnen und -lehrer gehört. Die Beteiligten sollten rechtzeitig eine Liste der Angemeldeten erhalten. In der Regel sollte bei deutlichen Bedenken der Klassenleitung oder der Fremdsprachenlehrerin bzw. des Fremdsprachenlehrers darauf verzichtet werden, die oder den Betreffenden mitzunehmen. Die Verantwortung für das reibungslose Gelingen der Fahrt haben natürlich die sie leitenden Lehrerinnen und Lehrer; die Entscheidung bei Streitfällen muss aber bei der Schulleitung liegen. Über den Inhalt der Besprechung wird man im allgemeinen den Eltern und den Schülerinnen und Schülern gegenüber Stillschweigen wahren, d.h. es wird nur mitgeteilt, ob die- oder derjenige am Austausch teilnehmen darf, nicht aber, aus welchen Gründen. Eltern müssen davon ausgehen können, dass die Entscheidungen sachgemäß und nach pädagogischen Gesichtspunkten gefällt werden; eine nachträgliche Debatte über Einzelfälle ist nicht sinnvoll.

Natürlich kennen Lehrerinnen und Lehrer die Bewerber in der Regel nur aus dem Schulleben und damit aus Situationen, in denen die Schülerinnen und Schüler in Gruppen mit Gleichaltrigen agieren. Probleme treten aber häufig in den Familien auf, wenn die Jugendlichen allein mit einer fremden Umgebung und zunächst noch fremden Personen konfrontiert sind. Nicht immer kann vorhergesagt werden, wie die Schülerinnen und Schüler in einer solchen neuartigen Situation reagieren. Es kann nur versucht werden, aufgrund aller vorliegenden Informationen abzuschätzen, ob sie die hierfür nötige emotionale Sicherheit besitzen.

Als nächster Schritt im Ablauf des Auswahlverfahrens kann, sobald die Zahl der Plätze bei den Austauschprogrammen weitgehend verbindlich feststeht, eine geloste Reihenfolge aufgestellt werden. Bei den Partnerschulen muss bis zu diesem Zeitpunkt in Erfahrung gebracht werden, welche der dortigen Teilnehmer bereit sind, einen Partner des anderen Geschlechts aufzunehmen. (Eine entsprechende Frage empfiehlt sich auch schon für den Anmeldebogen.) Da häufig der Anteil von Mädchen und Jungen auf beiden Seiten recht unterschiedlich ist, beeinflusst dies die endgültige Auswahl der Teilnehmer.

Rechtzeitig vor Beginn der inhaltlichen Vorbereitung z.B. in einer Arbeitsgemeinschaft muss dann die Teilnehmerliste feststehen. Sofern mehr geeignete Bewerber als Plätze vorhanden sind, empfiehlt sich, dass die Losreihenfolge und nicht der individuelle Wunsch der leitenden Lehrerinnen und Lehrer die Auswahl entscheiden. Bei mehreren Programmen sollten die Fahrtleiterinnen und -leiter für ihr Teilprogramm allerdings diejenigen unter den Ausgelosten auswählen dürfen, die sie aus dem Unterricht kennen. Auch empfiehlt es sich, eine Gruppe auf Angehörige möglichst weniger Klassen zu beschränken, weil dies die schulinterne Kommunikation erleichtert und den Organisationsaufwand verringert.

Die Größe der Austauschgruppe kann sehr unterschiedlich sein. In der Praxis muss man 12 Teilnehmer als das Minimum ansehen, weil sonst die Reisekosten zu sehr steigen und der schulische Aufwand zu groß wird. Bei Gruppen von mehr als 30 Teilnehmern kann kaum noch ein gemeinsames Programm für alle aufgestellt werden, d.h. die Gruppe müsste für die Projektarbeit und einen Teil der Ausflüge geteilt werden und es würden mehr als zwei begleitende Lehrerinnen und Lehrer notwendig. Bei gemeinsamer Arbeit mit den Partnern wären ja mehr als 60 Jugendliche zu betreuen, was räumlich und organisatorisch schwer zu bewältigen ist. Von daher empfiehlt sich eine Obergrenze von etwa 30.

Nach Möglichkeit sollte nicht die gesamte Zahl der geeigneten Teilnehmer ausgeschöpft werden, sondern eine (knappe) Reserveliste vorhanden sein, da erfahrungsgemäß Schülerinnen und Schüler kurzfristig ausfallen oder auf der Partnerseite nachträglich Interessenten auftauchen. Auch die Partner sollten nach Möglichkeit ein oder zwei Jugendliche als Reserveteilnehmer haben. Dies vermeidet langwieriges Suchen oder enttäuschende Absagen, wenn sich die Gesamtzahl nachträglich ändert.

Die ausgewählten Schülerinnen und Schüler und ihre Eltern werden umgehend schriftlich informiert.